Access 2003 程序的基本操作pdf

Access 2003 的基本操作 为 Office 的重要组件之一,Access 有着极其丰富的功能。特别是在上一章对 Access 有了初步的了解之后,Access 多功能带来强大性能的同时,或多或少让用户迷惑, 作 不知道 Access 到底能够做些什么,本章将介绍它的各项重要数据库操作功能,让 用户能够使用这些操作更快更轻松地创建一个符合要求的数据库。 2.1 在Access2003中打开一个数据库 启动 Access 系统之后,用户首先要做的第一件事就是打开一个数据库,这个数据库可 以是一个现有数据库或者一个空白的数据库。一般在启动Access 之后,用户会看到启动页 右面的提示信息,如图 2-1 ,用户可以从中打开一个现有的数据库或者新建一个数据库。打 开已经存在的应用数据库的操作过程如下: 图2-1 打开数据库的提示框 1. 若需要打开的数据库名已经列出,如上图的“db1”,直接单击就可以打开。 2 2-2 Northwind 图 “ ”数据库开启界面 2. 否则,用户需要单击“其他文件”选项,打开资源管理器,从中找到想要打开的数 据库所在的路径。 3. 单击“确定”按钮。出现如图 2-2 所示的界面,Access 打开了“Northwind ”应用数 据库,用户将发现在 Access 窗体的中央出现了—个标题为“Northwind :数据库”的数 据库窗口。 2.2 在Access 2003 中打开一个数据库表 以上用户已经打开了一个数据库,接下来就可以新建或者打开一份表格,以便可以查 看数据库中的数据或者向数据库中输入和编辑数据。例如,在打开了“Northwind ”应用数 据库之后,用户可能希望了解一些关于公司雇员表格的设计情况或它的数据。在下面就将 介绍一下打开表格的基本过程。 Access 2003 的基本操作 3 2-3 Northwind 图 “ ”数据库窗口 操作过程如下: 1. 选择“表”选项卡。如果“表”选项卡未被选择,则单击选取数据库窗口中的“表” 选项卡,如图 2-3 所示。 2. 在窗口中选择“雇员”表格。 3. 单击数据库窗口左侧的“打开”按钮。 此时,Access 打开“雇员”表格,如图 2-4 所示。该表格所呈现的视图方式为“数据表” 视图,用户可以在该表格中输入新的数据以及修改原有数据。用户还可以对表格的设计加 以查看,从而修改表格原有的设计,具体介绍请参阅下一节的介绍。 图2-4 打开的“客户”表格 2.3 Access 2003 的表格设计 图2-5 的视图方式为“数据表”视图方式,用户在其中只可以按照字段已有的属性编辑 数据,而不能向表格添加字段或修改字段的属性。用户如果想修改表格中字段的属性或添 加新的字段,则需要将表格的视图方式改为“设计”视图。用户可以在“视图”菜单中选 择“设计”视图方式或直接公工具栏中打开下拉式按钮,选择视图方式。当用户选择了“设 计”视图方式之后,原有的“数据表”视图随即消夫,窗口中出现“雇员”表格的“设计” 视图,如图 2-5 所示。 在“设计”视图中是一些为“雇员”表格已设置的字段。当“雇员”表格已被建立, 则包含在表格中的字段将被添加在此处。按照输入到每一字段中信息的数据类型,给每一 个字段指定一个数据类型。可以选择的数据类型有:文本型、数字型、货币型、日期/ 时间 型以及 OLE 对象型等,用户可以通过“设计”视图对字段属性加以设置。 4 图2-5 “雇员”表格的“设计”视图 在“设计”视图中,窗口被分为了两个部分。用户可以在窗口的上半部看到有关字段 的字段名称、字段数据类型和每个字段的说明。用户可以使用鼠标或F6 键在“设计”窗口 的上下两个部分进行转移。 在“设计”视图的下半部分显示了字段的属性。对表格户的每一个字段可以设置成不 同的属性。 2.4 Access 2003 的查询功能 图2-6 的视图方式为查询的“数据表”视图方式,用户在其中可以查看符合查询的数据 结果,用户如果想修改查询结果的输出,即输出字段的名称或添加新的字段,则需要将查 询的视图方式改为“设计”视图或“SQL”视图。用户可以在“视图”菜单中选择“设计” 视图方式( “SQL”视图)或直接在工具栏中打开下拉式按钮,选择视图方式。当用户选择了 “设计”视图方式之后,原有的“数据表”视图随即消失,窗口中出现查询的“设计”视 图方式或“SQL”视图方式,如图2-6 所示。 图2-6 查询的“设计”视图 在查询的“设计”视图中,用户可以看到两个组成部分。在上面的窗口中放置着用户 查询中所用到的数据表格,即查询的工作表格。用户可以根据需要向该窗口添加数据表格, Access 2003 的基本操作 5 建立表格关系。在下面窗口中列出的是查询输出的字段名称,字段来自的数据表格,数据 的排列顺序以及数据查询的准则。 在查询的“SQL”视图中,用户可以看到一个类似于 Windows 中的应用程序——“记 事本”的工作界面。用户可以在窗口中输入 SQL 语句来查询数据,还可以直接修改查询的 方式和字段。 在设计完查询之后,还需要运行生成相应的结果。要运行查询,必须选择“执行”命 令。用户可以直接单击工具栏中的“执行”按钮,或者在“查询”菜单中单击“执行”命 令来运行查询。 2.5 在Access 2003 中显示窗体和查看窗体设计 窗体可以用来帮助用户查看或输出存储在数据库中数据的信息,通过窗体用户还可以 输入数据记录。在下面将介绍一下如何打开窗体和窗体设计的一些显示界面。 操作过程如下: 在如图 2-7 所示的窗口中选择“窗体”选项卡。如果“窗体”选项卡未被选择,则单击 1. 选取数据库窗口中的“窗体”选项卡。 图2-7 打开窗体的对线. 在窗口中选择“雇员”窗体。 3. 单击数据库窗口左侧的“打开”按钮。 此时,Access 就会打开“雇员”窗体,如图 2-8 所示。该窗体所呈现的视图方式为“窗 体”视图,用户可以在该窗口中查看或编辑原有数据和输入新的数据。用户可能体会到窗 体实际上提供了另一种显示和修改数据的途径,而且窗体的界面更加明了,代替了数据表 格具有的一些优点。利用窗体,可以在屏幕上一次查看记录的多个字段,同时还能够查看 6 数据类型为 OLE 对象的字段,而在使用数据表格时,用户则不能做到这点。 用户还可以对窗体的设计加以查看,从而修改窗体的设计,来改变窗体的样式和布局。 具体介绍请参阅下一节的介绍。 图2-8 “雇员”窗体 图2-9 设计窗口 图2-9 的视图方式为窗体的“窗体”视图方式,用户在其中可以查看和编辑原有的数据, 输入新的数据。用户如果想修改窗体的输出样式,即输出字段的在窗体中的位置成添加新 的输出字段,则需要将窗体的视图方式改为“设计”视图。用户可以在“视图”菜单中选 择“设计”视图方式或直接在工具栏中打开下拉式按钮,选择视图方式。当用户选择了“设 计”视图方式之后,原有的“窗体”视图随即消失,窗口中出现窗体的“设计”视图方式。 在窗体的“设计”视图中,用户可以看到窗体的控件组成。在窗口中放置多个字段的组合, 其中每个字段一般包括一个文本框和一个数据输出窗口。同时,用户还可以在窗体中放。 其他的控。

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